Примеры заполнения авансовых отчетов

Шаг 1. Выдадим денежные средства в подотчет:

■ 10-го марта 2025 года 5 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)»;

■ 17-го марта 2025 года 30 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)»;

■ 26-го марта 2025 года 7 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Оплата рекламных услуг».

Шаг 2. Сформируем авансовый отчет 27 марта 2025 года так, чтобы по одной цели был перерасход, а по второй цели ДС в подотчете остались.

Рассчитаем итог по остатку денежных средств у подотчетного лица в данном примере.

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)» было выдано 5 000 рублей и отражено в АО 3 000 рублей расходы на приобретение бумаги. Соответственно у подотчетного лица по данной статье остается 2 000 рублей.

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Оплата рекламных услуг» было выдано 7 000 рублей. В АО не было отражено расходов на оплату рекламных услуг, поэтому  у подотчетного лица по данной статье сформировался остаток в размере 7 000 рублей.

Итого по АО в данном примере сформировался остаток 9 000 рублей по двум статьям ДДС (целям).

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)» было выдано 30 000 рублей и отражено в АО 55 000 рублей. Соответственно у подотчетного лица по командировочным расходам сформировался перерасход в размере 25 000 рублей.

Итого по АО в данном примере сформировался перерасход 25 000 рублей.

Шаг 3. Сформируем печатную форму АО.

Шаг 4. Сформируем отчет Контроль операций с денежными средствами на конец марта 2025 года и в разделе Авансы подотчетным лицам увидим суммы остатка и перерасхода, к которому мы пришли в результате вычислений на шаге 2.

Продолжим на основании предыдущего примера. На конец марта 2025 года по подотчетному лицу сложилась следующая картина:

■ перерасход 25 000 по статье «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)»;

■ остаток 7 000 по статье «Оплата рекламных услуг»;

■ остаток 2 000 по статье «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)».

Шаг 1. Компенсируем подотчетному лицу перерасход наличными ДС:

■ 10-го апреля 2025 года 25 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)».

Шаг 2. Сформируем АО 1-го апреля 2025 года и отразим расходы по рекламным услугам.

Поскольку компенсация перерасхода была осуществлена 10-го апреля 2025 года, то 1 апреля на дату АО ни в отчете Контроль операций с денежными средствами, ни в АО выданная сумма 25 000 рублей не будет отражена.

Шаг 3. Сформируем АО 15-го апреля 2025 года и отразим расходы по остатку в подотчете 2 000 рублей по расходам на прочие цели.

И в АО за 15 апреля 2025 года, видна сумма 25 000 рублей выданная в качестве компенсации перерасхода 10-го апреля 2025 года.

Шаг 1. Подотчетному лицу на карту перечисляем денежные средства 5 мая 2025 года 100 000 рублей для оплаты подрядных работ и услуг.  

Шаг 2. Подотчетное лицо возвращает 13 000 рублей 12 мая безналичными ДС и наличными 14 мая 2025 года 2 000 рублей.

Шаг 3. Формируем АО 15 мая 2025 года на сумму 85 000 рублей.

В поле Израсходовано отражаются суммы: расходов в размере 85 000 рублей из АО,  сумма возврата от подотчетного лица безналичными ДС 13 000 рублей и наличными ДС 2 000 рублей.

Шаг 4. Сформируем печатную форму авансового отчета. В строке Израсходовано отражается сумма расходов и возвратов ДС от подотчетного лица.

Шаг 1. Выдаем 13 января подотчетному лицу из кассы 4 500 рублей на покупку бумаги.

Шаг 2. Сформируем 24 января 2025 года АО на сумму 2 000 рублей. В результате на конец дня 24 января 2025 года у подотчетного лица остается в подотчете 2 500 рублей.

Шаг 3. Осуществим удержание с заработной платы 31 января 2025 года остатка в подотчете в размере 1500 рублей с помощью документа Отражение зарплаты в финансовом учете. На закладке Удержания в столбце Вид операции выберем Удержание неизрасходованных подотчетных сумм.

Шаг 4. Создадим второй АО 3-го февраля 2025 года на сумму 1 000 рублей. В поле Израсходовано отражается сумма расходов из АО и сумма удержания из заработной платы за январь. В поле Начальный остаток отражается сумма остатка, сформировавшаяся после проведения первого АО 24 января 2024 года.

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отчитался по авансовому отчету на сумму (15 000 рублей) большую, чем было выдано ему в подотчет (10 000 рублей) и по какой-либо причине организация не может вернуть сотруднику сумму перерасхода в размере пяти тысячи рублей.

Создадим документ Отнесение на доходы задолженности перед подотчетным лицом на сумму 5 000 рублей и укажем необходимую статью дохода и аналитику.

Сформируем отчеты после ввода документа корректировки расчетов с подотчетными лицами.

Рекомендуем изучить статью

Корректировка расчетов с подотчетными лицами.

Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику были выданы денежные средства в подотчет (1 000 рублей), за которые он не отчитался и по какой-либо причине сотрудник не может вернуть организации денежные средства в размере одной тысячи рублей.

Создадим документ Корректировки расчетов с подотчетными лицами (см. раздел Казначейство - Подотчетники) и выберем в поле Операция - Списание задолженности подотчетного лица. Укажем сумму 1 000 рублей, необходимую статью расхода и аналитику.

Сформируем отчеты после ввода документа корректировки расчетов с подотчетными лицами.

Рекомендуем изучить статью

Корректировка расчетов с подотчетными лицами.